Mehr Effizienz in den administrativen Abläufen beim Einstellen, Ausscheiden oder Arbeitsplatzwechsel von Mitarbeitern.
- Effizienzsteigerung durch einmalige Datenerfassung für Prozessauslösung in der HR- und IT-Abteilung des Unternehmens
- Erhebliche Entlastung der IT-Abteilung und der Personalabteilung von Routineaufgaben
- Verknüpfung von HR-Fachanwendungen mit Verzeichnisdiensten, Mailprogrammen, Kommunikationsanwendungen etc.
- Informationen in Echtzeit an beteiligte Ansprechpartner im Unternehmen
Obwohl vom Prinzip her eine eher einfache Aufgabenstellung, bindet die Pflege von Konten doch im erheblichem Maße Ressourcen. Insbesondere die Medien- und Systembrüche zwischen den Personalhaltungssystemen auf der einen und den Verzeichnisdiensten auf der anderen Seite verhindern effiziente Arbeitsabläufe.
Diese Lösung ermöglicht einen automatisierten Prozessablauf und Datenausgleich zwischen beiden Systemen.
Für die Architektur wurde ein klassischer Middlewareansatz gewählt. Der Microsoft BizTalk Server dient hierbei als sog. Integrationsbroker zwischen dem Personalhaltungssystem auf der einen und dem Verzeichnisdienst auf der anderen Seite. Neueinträge oder Änderungen an Mitarbeiterdaten werden über die Call Unit automatisch an den BizTalk Server übertragen. Dieser startet den entsprechenden Prozess und führt alle zuvor im Prozessmodell festgelegten Schritte aus. Über standardisierte Webservices werden die veränderten Mitarbeiterdaten dann an den Verzeichnisdienst übertragen.
Konkret heißt das, wenn in der Personalabteilung ein neuer Mitarbeiter im Personalhaltungssystem erfasst wird, wird dadurch ein Prozess angestoßen, der bewirkt, dass im Verzeichnisdienst des Unternehmens (z. B. im Active Directory) für diesen neuen Mitarbeiter ein Benutzerkonto angelegt wird, im Mailsystem (z. B. Exchange Server) ein Email-Postfach erstellt und im File Server ein Home-Laufwerk angelegt wird.
Gleichzeitig werden an die beteiligten Fachabteilungen/Mitarbeiter Emails versendet, in denen Informationen oder Aufgaben vermittelt werden. So ist z.B. eine Email an die IT-Abteilung mit der Bitte um Bereitstellung eines PC, an das Facility Management zur Bereitstellung eines Schreibtischs, an den neuen Mitarbeiter mit seinen Zugangsdaten, an den Abteilungsleiter mit Informationen zu Starttermin, Telefonnummer, Emailadresse etc. denkbar.
Damit erzielen wir eine deutliche Verringerung der Bearbeitungszeiten von Benutzeranträgen bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität der Mitarbeiterdaten durch die Reduzierung von Eintragungsfehlern.