Lösungen

Ihr Nutzen:

• vereinfacht die Rechtevergabe auf Dokumente und Listeneinträge
• automatische Vermerkung der konfigurierten Berechtigungsstufe
• hohe Flexibilität durch verschiedene Modi zur Verwaltung von Berechtigungen

Wie funktioniert dieser Workflow?

Im vorgeschalteten Infopath-Formular müssen die zur späteren Rechteverwaltung benötigten Benutzerangaben hinterlegt werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft das schon befüllte Infopath-Formular. Um dieses Formular nutzen zu können, müssen die Infopath Forms Services aktiviert sein. Diese stellen eine Servertechnologie dar, die auf den Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 als eine ASP.NET 2.0-Anwendung basieren.

Nach erfolgreicher Einbindung des Item Level Security Workflows in die vorhandene SharePoint-Umgebung wird beispielsweise ein Dokument in die Dokumentenbibliothek hochgeladen. Dabei sind entsprechende Autoren des Dokuments im bereitgestellten Formular zu hinterlegen. Anschließend ist dieses Dokument nur von den zuvor zugeordneten Autoren einsehbar, vergleiche hierzu nachfolgende Abbildung.

Der Item Level Security Workflow liest zur Laufzeit alle Werte aus den über das InfoPath-Formular konfigurierten Feldern aus. Diese werden auf das Format „DOMAIN\Name“ (Standard-Loginformat eines Nutzers) geprüft. Zu jedem Nutzer wird die konfigurierte Berechtigungsstufe vermerkt. Eingaben, die nicht dem Format entsprechen, werden ignoriert. Anschließend wird je nach Modus weiter verfahren:

• Modus 1 - sorgt dafür, dass vorhandene Berechtigungen beibehalten werden und
• Modus 2 - sorgt dafür, dass vorhandene Berechtigungen entfernt werden

Ggf. auftretende Fehler können über die Workflowspalte im Detail angesehen werden. Falls ein Nutzer trotz korrekten Logins nicht gefunden werden kann, wird dieser einfach übersprungen.

Systemvoraussetzungen:

Um diese Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, benötigen Sie eine bereits implementierte SharePoint-Umgebung sowie die InfoPath Forms Services.