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Im Rahmen des Projekts wurde eine Plattform aufgebaut und entwickelt, die die Zusammenarbeit auch über Regionen und Fachbereiche hinweg leichter macht. Schnellerer Zugriff auf Informationen und bessere Kommunikation teamintern, aber auch bereichsübergreifend waren die primären Ziele.
Der Zugang zu aktuellen Meldungen, Dokumentenmanagement, Austausch von Informationen, personalisierte Aufgabenlisten, gemeinsame Kalender sind nur einige der Features, die das neue Mitarbeiterportal nun bietet.
Das Portal beinhaltet 6 unterschiedliche Bereiche: das Kommunikations-, das Bereichs-, das Projekt-, das Applikations-, das Hilfe- und das Suchcenter.
Das Hilfecenter bietet alles für den schnellen Einstieg in die Portalwelt, Schulungen und Tipps im Umgang mit dem Portal und ist jederzeit erreichbar.
Im Kommunikationscenter werden aktuelle News und Meldungen bereitgestellt. Durch eine erweiterte Navigation nach Produkten, Abteilungen, Standorten und Themen steht ein schnellerer Zugriff auf die für die Mitarbeiter relevanten Themen zur Verfügung. Das erfolgte durch eine Aktualisierung des klassischen Intranets mit Schwerpunkt auf der redaktionellen Pflege der Unternehmensstruktur und –nachrichten. Für die Aufbereitung der Informationen wurden die Web Content Management-Funktionen mit den Workflows und Freigabemechanismen des SharePoint Servers verwendet. Aktuelle Web 2.0-Funktionen wie Wikis und Blogs wurden ebenso in die Lösung eingebunden wie auch der Ansatz der personalisierten Bereitstellung von Informationen. Aus den im CMS gepflegten Inhalten werden direkt Newsletter und Pressespiegel generiert.
Im Bereichscenter hat jede Abteilung einen internen Arbeitsbereich, der zur Organisation der Teamarbeit genutzt werden kann. Da jeder Bereich anders strukturiert wird, spiegelt auch der Aufbau der internen Bereichsseiten diese individuelle Struktur wider. Die Einrichtung und Gestaltung der Seiten wird gemeinsam von der IT mit den entsprechenden Key-Usern vorgenommen. Durch die Schaffung dieser Ablagestruktur für Abteilungen geht die Verantwortung für die Pflege und Bereitstellung von Informationen, Nachrichten, Aufgaben, Terminen und Dokumenten direkt in den jeweiligen Fachbereich über.
Das Projektcenter stellt die strukturierte Ablage aller projektrelevanten Informationen dar. Durch die Einführung einer formulargestützten Verarbeitung kann der Anwender eine solche Ablagestruktur anlegen und bearbeiten, ohne tiefes technisches Wissen besitzen zu müssen. Die Vorlage der Projektablagestruktur wurde den vorhanden firmenspezifischen Vorgaben entsprechend erstellt und ermöglicht, dass ein Projektmitarbeiter in jedem Projekt eine Basisprojektstruktur vorfindet, die der Projektleiter den aktuellen Anforderungen entsprechend erweitern kann. Über diesen Weg wird erreicht, dass Mitarbeiter sich in jedem Projekt schnell zurechtfinden können und die Einarbeitung in die Projektstrukturen nicht für jedes Projekt gesondert erfolgen muss.
Das Applikationscenter ist für die Bereitstellung von erweiterten, abteilungsübergreifenden Lösungen vorgesehen, um so die Verwaltung und Verwendung der einzelnen Anwendungen weiter zu standardisieren.
Mit dem Suchcenter wurde eine Möglichkeit für die Mitarbeiter geschaffen, mit Hilfe der SharePoint-Suche über alle definierten Center eine Volltext- und Personensuche anzustoßen. Informationen, Dokumente, Mitarbeiter etc. können so schnell und eigenständig gefunden werden.