Viele Unternehmen folgen dem Trend hin zur Digitalisierung ihrer Personalakten, um mit einer konsolidierten Datenbasis arbeiten zu können. Die vorhandenen Papierakten werden gescannt und abgelegt. Die digitale Personalakte von NTeam ermöglicht in SharePoint 2010 eine zentrale übersichtliche Ablagestruktur der Mitarbeiterstammdaten und der gescannten Akten.
Abb.1: mögliche Ablagestruktur der Lösung
Die Mitarbeiterstammdaten und digitalisierten Dokumente werden in der gewünschten Struktur in SharePoint-
Bibliotheken hinterlegt. Die vorhandenen Daten können dabei aus einem bestehenden System oder alternativ
aus dem Active Directory importiert werden. Die individuellen Bedürfnisse und die Hierarchien des jeweiligen
Unternehmens werden entsprechend dargestellt. Das oben abgebildete Schema zeigt eine Möglichkeit der
Ablagestruktur.
Für Mandanten und für Personalakten ist im SharePoint jeweils ein Template (eine Teamsite) angelegt. Innerhalb
der Mandantenseite ist für alle Mitarbeiter je eine Teamsite hinterlegt. So können alle Mitarbeiter mittels eines
Webparts in Form von Visitenkarten im Personalcenter aufgelistet werden. Auf der Visitenkarte können
Telefonnummer, Abteilung, Position, Betriebszugehörigkeit, Foto, hinterlegte Dokumente etc. angezeigt werden.
Abb. 2: Visitenkarte in der Einzelansicht
Die Mitarbeiter sind nach den Anfangsbuchstaben ihrer Nachnamen gruppiert. Eine A-Z Navigationsleiste ermöglicht
das schnelle Suchen und Anzeigen von Visitenkarten. Zudem kann über die Freitextsuche auch nach Mitarbeiter-
stammdaten gesucht werden.
Abb. 3: Visitenkartenübersicht
Ein Drop-Down-Menü gibt dem Bearbeiter die Möglichkeit Mitarbeiter nach Abteilungen sortiert anzeigen zu lassen.
Abb. 4: Abteilungen als Drop-Down-Menü
Beim Hinzufügen eines neuen oder beim Ändern eines bestehenden Dokuments werden der jeweilige Bearbeiter und der entsprechende Zeitpunkt angegeben. Verschiedene Bearbeiter erhalten auf diese Weise den Überblick zu den letzten Änderungen.
Abb. 5: letzte Dokumentänderungen
Anstehende Geburtstage und Jubiläen von Mitarbeitern werden mittels zweier Webparts dargestellt. Die Anzeige kann
hier je nach Bedarf mit beliebigem zeitlichen Vor- und Nachlauf vom Benutzer eingestellt werden. Ebenso ist es möglich bestimmte Dokumente nach Inhaltstypen zu kategorisieren (z.B. Rechnungen, Urlaubsscheine, usw.) und diese über ein Wiedervorlagesystem terminiert aufgelistet zu bekommen. So kann das Erstellen der Dokumentengrundlage für die termingebundene Bearbeitung automatisch erfolgen, ohne zeitaufwendiges Suchen und Bereitstellen der erforderlichen Unterlagen.
Um die Vertraulichkeit der Personaldaten zu wahren kann ein rollenbasierter Zugriff auf Mandanten- und Personalebene eingerichtet werden. Es wird gewährleistet, dass der jeweilige Bearbeiter ausschließlich die Informationen erhält, für welche er berechtigt wurde. Zudem wird das Information Rights Management (IRM) unterstützt, um für einzelne Dokumente Rechte zu vergeben.
Ihr Nutzen:
zentrale Ablage
keine redundante Pflege von Personalstammdaten
Übersichtlichkeit durch Vollständigkeit
belegloses Arbeiten, papierloses Büro
Lösung ist mandantenfähig
Einrichtung von Verwaltungsrichtlinien möglich
Information Rights Management (IRM)
Die Einführung der digitalen Personalakte erfordert zusätzliche Konfigurationen:
Verwendung von SharePoint 2010
Anpassung des Webparts entsprechend der vorhandenen Unternehmenshierarchien
Anbindung des externen Personalstammdatensystems