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SharePoint

Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint

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Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint

​Die Erfolgsformel: 

SharePoint als Standard-Software + Umsetzung einer individuellen Lösung

= ideale Ausprägung Ihres Dokumentenmanagements

 

SharePoint als Standard-Software

Die gemeinsame Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten stellt aufgrund der steigenden Komplexität von Themen, verteilten Standorten und unterschiedlichen Anwenderrollen immer höhere Ansprüche an unterstützende Dokumenten Management Systeme.

Die Kernfunktionalitäten im Bereich Dokumentenmanagement sind seit vielen Jahren Bestandteil der SharePoint-Technologie und mittlerweile erstklassig ausgeprägt, so dass der gesamte Lebenszyklus Ihrer Dokumente in SharePoint abgebildet werden kann:

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Abbildung 2: Lebenszyklus eines Dokumentes

1. Ersterstellung oder Überarbeitung

Zunächst wird ein Dokument in einer Dokumentenbibliothek auf Basis einer Vorlage erstellt oder aus einer externen Datenquelle (E-Mail, Scan, Fileserver) in eine Dokumentenbibliothek hochgeladen. Zur Strukturierung des Dokuments in einer Dokumentenbibliothek wird dann der gewünschte benutzerdefinierte Inhaltstyp ausgewählt und die relevanten Metadaten in SharePoint oder mithilfe der Office Integration in Word direkt vergeben. Über Ansichten gesteuert ist das Dokument zielgruppen­individuell sichtbar.


Abbildung 3: Strukturierung eines Dokumentes via Inhaltstyp und Metadaten in SharePoint


Abbildung 4: Metadatenfelder eines Dokumentes in Word (Officeintegration)

2. Veröffentlichung und Verwaltung

Das Dokument kann nun durch Check-In-/Check-Out einzeln oder abschnittsweise gleichzeitig gemeinsam bearbeitet (co-authering) werden. Anhand der Versionierung kann der Bearbeitungsprozess verfolgt werden. Via Benachrichtigungsfunktion können Sie sich über Neuigkeiten der Dokumentenbearbeitung informieren lassen. Ein Freigabeworkflow kann die Finalisierung in Vorbereitung auf die Veröffentlichung des Dokuments erleichtern.

3. Dauerhafte Aufbewahrung

Für die dauerhafte Aufbewahrung kann das Dokument auf unterschiedlichen Wegen archiviert werden:

  1. Das Dokument wird im Kontextmenü als Datensatz deklariert, somit für die weitere Bearbeitung gesperrt und verbleibt, mit besonderem Schutz versehen und bestimmten Richtlinien ausgestattet, in der Ursprungsbibliothek
  2. Das Dokument wird auf Basis von Richtlinien automatisch in ein Records Center kopiert, verschoben ( mit Verlinkung in der Ursprungsbibliothek) und verbleibt dort unter besonderem Schutz und, auf Basis des Dokument-Inhaltstyps, unter bestimmten Richtlinien für einen definierten Zeitraum
  3. Das Dokument wird direkt in eine Records Center hochgeladen und verbleibt dort unter besonderem Schutz und, auf Basis des Dokument-Inhaltstyps, unter bestimmten Richtlinien für einen definierten Zeitraum


Abbildung 5: Deklariertes Dokument

4. Review, Verschieben oder Löschen

Je nach Einstellung der Informationsverwaltungsrichtlinie kann ein Dokument nach Ablauf einer festgelegten Aufbewahrungsfrist direkt gelöscht, an einen anderen Speicherort oder das Archiv gesendet werden oder Workflowgesteuert dem Dokument-Verantwortlichen zur Entscheidung vorgelegt werden, wie bspw.:

  • die Aufbewahrung verlängert werden soll
  • das Dokument überarbeitet werden soll
  • das Dokument an einen anderen Speicherort verschoben werden soll
  • das Dokument gelöscht werden soll

 Prozess des Dokumentenmanagements


Abbildung 1: SharePoint Funktionalitäten für Ihre Dokumentenverwaltung

Vorteile von SharePoint für Ihr Dokumentenmanagement

  • Jederzeitiger Zugriff auf aktuelle Dokumente
  • Mehrdimensionale Strukturierung der Daten
  • Vermeidung redundanter Datenhaltung durch zentrale gemeinsame Bearbeitung
  • Sicherheit mithilfe eines durchgängigen Berechtigungskonzeptes
  • Erleichterung der Datenverwaltung durch ein Versionierungs- und Archivierungsmanagement
  • Jederzeit informiert durch Benachrichtigungen
  • Standardisierte Abarbeitung durch Workflowunterstützung
  • Vollständige Abbildung des Dokumentenlebenszyklus