nteam Short Case Study
Automatisierter Rechnungseingangsprozess mit SharePoint & KI
Digitalisierung der Buchhaltung: Strukturierter Rechnungsprozess mit SharePoint Online und KI-Unterstützung
Der Landschaftspflegeverband Mittelfranken e.V. ist eine regionale Organisation mit Fokus auf den Erhalt und die Pflege von Kulturlandschaften. Zur Optimierung interner Prozesse wurde gemeinsam mit nteam der Rechnungseingang digitalisiert und strukturiert gestaltet.
Realisierung & Ergebnis:
Die Umsetzung erfolgte als durchgängiger digitaler Prozess in SharePoint Online. Eingehende Rechnungen werden automatisiert aus einem zentralen Postfach übernommen und in einer SharePoint-Bibliothek strukturiert verarbeitet.
Ein klar definierter Workflow bildet den gesamten Prüfprozess ab – inklusive Zuständigkeiten, Bearbeitungsstatus und Fristen. Automatische Benachrichtigungen sorgen für Transparenz und eine termingerechte Bearbeitung.
Zur weiteren Effizienzsteigerung wurde eine KI-gestützte Verarbeitung integriert: Rechnungsinhalte werden per OCR erkannt, durch KI strukturiert extrahiert und automatisch als Metadaten in SharePoint gespeichert.
Das Ergebnis ist ein effizienter, transparenter und skalierbarer Rechnungsprozess mit deutlich reduziertem manuellem Aufwand und beschleunigten Durchlaufzeiten.
Screenshot: Workflow des Rechnungseingangsprozesses
Zusammenfassung:
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Digitaler Rechnungseingang auf Basis von Microsoft SharePoint Online
- Automatisierte Verarbeitung und Workflow-Steuerung
- KI-gestützte Extraktion von Rechnungsdaten (OCR + KI)
- Mehr Effizienz, Transparenz und Prozessqualität
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